Специалист по документообороту

Ведущий специалист отдела логистики и документооборота
Ведение документооборота по Государственным контрактам с Министерством Обороны (поставка оборудования, монтажные, пуско - наладочные работы и т.д).
• получала и регистрировала входящие документы (первичные бухгалтерские, договорные, служебные);
• контролировала и корректировала правильность оформления, полученных документов и соответствие указанных сумм;
• отслеживала подписание документов ответственными лицами;
• сканировала и архивировала подписанные с двух сторон документы;
• контролировала передачу в бухгалтерию и дальнейший учет документов и оплату по ним;
• организовывала отправку документов подрядчикам ;
• контролировала получение, регистрировала и архивировала прочие отчетные документы, предусмотренные условиями заключенных договоров (экспедиторские расписки, акты приема передачи оборудования грузополучателю, акты принятия/возврата груза на временное хранение оборудования и т.д.);
• формировала акты сдачи-приемки выполненных работ и передавала их в бухгалтерию для выставления счетов заказчику.

Организовала систему документооборота с «0»,
(3 специалиста по документообороту и 2 специалиста по договорной работе).
Основной моей задачей бала организация работы сотрудников отдела документооборота так, чтобы документы не залеживались в отделе, а также в других отделах при их согласовании или подписи.

Я осуществляла:
- Контроль своевременной регистрации входящей и контроль регистрации и отправки исходящих документов по назначению.
- Контроль правильности оформления полученных документов (договора, дополнительные соглашения, платежные документы и т.д).
- Передачу документов для подписи ответственным лицам.
- Сканирование подписанных с двух сторон документов, архивирование их и отправка по назначению второй стороне.
- При закрытии квартала формирование отчетов по наличию документов от подрядных организаций и Заказчиков по всем проектам и предоставление этих данных Руководителям проектов, а также о произведенных платежах.

В отделе документооборота работало шесть человек - три специалиста по документообороту и два специалиста по договорной работе.
По договорной работе в мои обязанности входило:
- контроль своевременности формирования, согласования, подписи и отправки контрагентам договоров и всех сопутствующих документов (дополнительных соглашений, заявок, и т.д.)

Так сложилось, что в данную компанию я пришла в момент ее рождения и весь отдел документооборота состоял только из меня. Так как основным нашим проектом было оказание услуг по обслуживанию и монтажу телекоммуникационных сетей, средств вычислительной и капировально-множительной техники для нужд ФНС России, то была создана огромная подрядная сеть по всей России и как следствие большое количество документации.
В завершении хочу добавить, что возможны предложения вакансий помощника руководителя проекта, администратора проекта и т.д.