Делопроизводитель

Административная служба (Клиентская служба CRM Служба клининга, Служба
безопасности объекта (охрана зданий), Служба общего отдела (секретариат, делопроизводство, транспортно-курьерский отдел)
Определение концепции развития административного управления зданий (Инфраструктурная часть, офисная часть, производственно-складская часть)
Оперативное реагирование на обращение арендаторов, собственников
Формирование концепции деловой переписки с текущими арендаторами
Взаимодействие с государственными городскими и коммунальными службами по вопросам контроля и надзора;
Контроль и координация работы по взысканию дебиторской задолженности
Организации операционно-сервисного обслуживания зданий
Организация стандартов управления (стандартизация документооборота)
Организация регламентов управления (инструкции, положения и т.п)
Организация административно-хозяйственной деятельности
Формирования управленческой отчетности (ведение реестров по
Владельцам, арендаторам, подрядным организациям, агентствам по недвижимости и т.п.); Обеспечение нужд компании всеми видами товарно-материальных ценностей (учета материальных ценностей) и формирование ЗИПов Организация инвентаризации имущества
Обеспечение надлежащего режима безопасности зданий Оперативное руководство персоналом на объектах;
Контроль за ведением электронного документооборота компании.

Формирование официальной переписки с контрагентами, заказчиками, подрядчиками, исполнителями и т.п., информационная и административная поддержка руководства. Выполнение личных поручений руководства.
Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, предоставляемых на подпись руководству.
Организация работы организационно-распорядительными документами.
Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
Делопроизводство: формирование и ведение электронного систематизированного документооборота компании.
Прием, регистрация, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов компании.
Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, договоров, формирование номенклатуры дел и архива;
Координация и контроль документооборота между структурными подразделениями. Подготовка писем, приказов и др. документов
Подготовка и сдача в архив документов компании
Подготовка заседаний и совещаний, рассылка повестки дня участникам совещаний. Ведение протоколов рабочего совещаний
Контроль над выполнениями поставленных задач руководством компании.
Обеспечение жизнедеятельности копании
Руководство секретариатом и центрального ресепшна компании.

Прием, распределение входящих/исходящих звонков.
Обработка и регистрация входящей и исходящей документации.
Сбор и подготовка необходимой руководителям информации.
Выполнение личных поручений руководителей.
Получение поступающей на рассмотрение руководству корреспонденции.
Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, предоставляемых на подпись руководству.
Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
Полная административная, организационная и информационная поддержка руководителей. Оформление командировок, бронирование билетов, гостиниц.
Ведение первичной документации (составление приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, расчет предварительных затрат на командировку).
Подготовка и организация совещаний, своевременное информирование участников совещания о повестке, дате и месте проведения совещания.
Организация встреч, совещаний и прием гостей.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Отправка корреспонденции. Работа с курьерскими службами.
Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook, Internet), работа с оргтехникой.