Администратор / офис менеджер

Заключение договоров, отслеживание их исполнения. Учет, хранение, закупка технический приборов и сопутствующих товаров. Составление договоров, регламентов и должностных инструкций. Распределение обязанностей, определение режима работы, обучение и контроль.Ведение технологических процессов работы с документами и информацией (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа, анализ документооборота).
Внедрение мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
Организация отбора документов, группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и дальнейшей передачей на архивное хранение законченных производством дел.
Взаимодействие с контролирующими органами.

Прием\распределение телефонных звонков;
Работа с входящей/исходящей документацией.
Написание служебных записок, составление писем, запросов, других .
Выполнение поручений управляющего и финансового отдела.
Ведение статистических и мониторинговых отчетов.
Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских товаров и т.п.);
Взаимодействие с курьерскими, клининговыми, транспортными компаниями.
Контроль, за соблюдением графика работы менеджеров.
Контроль, за наличием и своевременным обновлением информации.(ценники,реклама)
Учет операций в 1С;
Прием-выдача наличных денежных средств;
Наличный и безналичный расчет.
Оформление приходных/расходных кассовых документов;
Ведение журнала кассира-операциониста, кассовой книги;
Подготовка отчетной кассовой документации;
Инкассация.

Административная поддержка руководителя;
Организация встреч‚ приема гостей и посетителей;Прием и сортировка телефонных звонков;приём, учет, хранение и выдача наличных денежных средств.• Выполнение поручений управляющего и финансового отдела.
• Контроль, за соблюдением графика работы менеджеров (отметка утром и вечером), уборщиц (график уборки, качество).
• Контроль, за порядком в студии, своевременное оповещение о неисправностях и различных внештаных ситуациях в студии.
• Принятие входящих звонков в студию, приветствие и переключение на менеджера.
• Контроль, за документами и своевременная передача их в офис, архив.
• Контроль, за наличием и своевременным обновлением ценников. При текущих изменениях печать ценников на образцы по данным от менеджеров.
• Отслеживание полноты рекламных стоек. Заказ и прием рекламной продукции. Своевременная смена информации об акциях.
• В случае полной загруженности менеджеров, общение с клиентами, предложение кофе, чай, напитки.
• Первичное информирование и консультация клиентов (были уже или не были, проводить, подождать, сообщить о времени ожидания, предложить каталог, чай, кофе, воду) в случае полной загруженности менеджеров – дизайнеров.
• Подсчет трафика входящих и проверка регистрации новых клиентов в программе THR.
• При необходимости помощь менеджерам в сканировании документов.
• Принятие заказов на почту, печать и перераспределение по менеджерам их счетов (до установки Outlook и личного ящика менеджера).
• Контроль и своевременный заказ канцелярских товаров, картриджей, воды, кофе и т.п.
• Составление и отправка заявок в АХО, Трек-студию, и IT отдел.