Офис-менеджер / Секретарь

1. Документационное обеспечение управления:
- прием документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- работа с приказами, распоряжениями:, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учет, хранение, ;
- работа с входящей корреспонденцией (письма): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма): регистрация, передача, учет, хранение; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей, извещений на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- деловая переписка с партнерами по электронной почте;
- работа с оргтехникой;
- по поручению Генерального директора и иных сотрудников, осуществление подготовки внутренней документации, касающейся деятельности Компании в целом;
1.2. Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора и других сотрудников информации в их отсутствие и доведение ее содержания до сведения.
1.3.Ведение ежемесячной отчетности и выполнение вычислительных операций для предоставления отчета бухгалтерии, по абонентским номерам и начислениям абонентской платы за расчетные периоды в компании ПАО Мегафон.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии и ее распределение, в соответствии с потребностями сотрудников компании.
2.3. Оформление заявок на приобретение товаров и услуг, на оплату счетов таких компаний, как: Тахобанк (изготовление карт ТАХОГРАФА для водителей), мегафон, оргцентр (приобретение картриджей и воспроизведение ремонтных работ офисной техники), Аква-2005, ЕвроКом (заправка картриджей и их приобретение), Комус.
2.4. Выполнение поручений генерального директора;
2.5. Встреча посетителей;
2.6. Чай/кофе генеральному директору и гостям компании.

Осуществление и учение первичного контакта с клиентами по телефону и шоу-руме, распределение и учет клиентских потоков, ведение статистики и отчетности о деятельности отдела продаж, работа с программами 1С, Excel, Word. Распределение входящей почты и корреспонденции. Соблюдение трудовой дисциплины и контроль за выполнением должностных обязанностей менеджеров отдела продаж.